Ça pourrait être une bonne résolution de 2016 : mieux gérer son temps de travail. Le mail d’un salarié de Google sur sa vision du travail connaît un bon petit effet viral actuellement. Alors, aiguisé par notre curiosité, on a jeté un petit oeil, et son idée mérite amplement d’être lu. Lire son mail ne vous prendra pas plus de 2 minutes, et au pire Google a compilé tout ça dans une petite vidéo que vous pourrez retrouver tout en bas.
Jeremiah Dillon est chef de produit marketing chez Google Apps for Work. Il a récemment écrit à son équipe un email concernant sa gestion du temps. Il a reçu une réponse plutôt inattendue, ses supérieurs lui on a demandé de partager ce mail à l’ensemble des structures de Google. Quelques-uns de ses collègues ont même tourné une petite vidéo pour ceux qui sont plus visuels.
Voici l’email original (sans les private jokes), qu’on vous recommande de lire, au moins deux fois.
Lisez le mail de Jeremiah Dillon
A: ░░░░░░░░░░
Sujet: Si vous n’avez pas le temps de lire cet email… lisez-le deux fois.
On fait une pause et on respire. Maintenant, pensez à la manière dont vous gérez votre temps. En ce qui me concerne, j’ai encore des progrès à faire.
On dit qu’il y a deux modèles de gestion du temps: celui du manager, et celui du créatif.
La journée du manager est une suite de plages d’une demi-heure, chacune étant consacrée à une activité différente. Un peu comme un Tetris: on manipule des blocks pour remplir les espaces disponibles.
La journée du créatif est différente. Il doit concevoir, fabriquer, construire. Mais avant cela, il doit réfléchir. L’emploi du temps le plus efficace pour lui, c’est la demi-journée ou la journée entière. Une seule réunion d’une demi-heure au milieu d’un “Make Time” peut entraver le processus créatif.
Nous devons tous être créatifs.
Ok. Super idée. Je vais la mettre en œuvre… quand j’aurai le temps. Là, je suis en retard à ma réunion.
Non, non. Ca ne marche pas comme ça. La seule manière de réussir à gérer son temps efficacement, c’est d’y mettre de la volonté. Créez une note d’intentiondans laquelle vous définirez précisément les modalités de mise en œuvre de Make Time pour vos projets. Je vais vous raconter une anecdote à propos d’uneétude menée sur le sujet:
- On a demandé aux personnes du groupe de contrôle de faire du sport une fois la semaine suivante. 29% ont tenu parole.
- On a donné la même tâche aux membres du premier groupe témoin, en leur expliquant dans le détail en quoi l’activité physique était importante pour la santé (par exemple: “Si vous ne faites pas de sport, vous vivrez moins longtemps.”). 39% ont tenu parole.
- On a demandé aux personnes du deuxième groupe témoin de s’engager à faire du sport à un endroit et un horaire spécifiques qu’elles avaient choisi elles-mêmes. 91% ont tenu parole.
Engagez-vous à préserver Make Time sur votre calendrier, y compris l’heure et l’endroit où vous serez créatif et, dans l’idéal, ce que vous créerez. De cette manière, vous serez sûrs de tenir parole.
Ah bon? Alors je peux faire ça… vendredi en toute fin de journée, après toutes mes réunions?
En fait, non. La plupart de nos réunions pourraient être plus courtes ou concerner moins de monde, et certaines n’ont même pas lieu d’être. Prenez plutôt tout ce temps pour votre Make Time. Mais n’attendez pas le vendredi après-midi pour vous y mettre: le moment que vous choisissez importe réellement. Votre niveau d’énergie suit une courbe descendante en fin de semaine. Essayez d’en tenir compte.
Prévoyez de faire les choses suivantes :
Le lundi. Vous vous remettez progressivement à la tâche après le week-end. Prévoyez des tâches simples: fixez-vous des objectifs, organisez-vous, planifiez.
Le mardi et le mercredi. C’est votre pic d’énergie. Attaquez-vous aux problèmes les plus complexes, écrivez, faites un brainstorming, préparez votre Make Time.
Le jeudi. L’énergie commence à faiblir. Organisez vos réunions, surtout quand il faut parvenir à une décision consensuelle.
Le vendredi. Votre énergie est au plus bas. Commencez des tâches que vous n’allez pas forcément terminer le jour même, prévoyez à long terme, et soignez vos relations professionnelles.
Privilégiez toujours la matinée car vous aurez plus de mal à prendre des décisions l’après-midi. Réservez la fin de journée pour des tâches nécessitant moins de réflexion.
Voici le nouveau défi que je vous lance: créez et prenez soin de votre Make Time et, avant de “voler le fauteuil d’un collègue“, demandez-vous si cela perturbera son Make Time.
J’ai installé Make Time sur mon calendrier. Ne le remplissez pas à ma place, et je ferai mon possible pour ne pas remplir le vôtre.
Pour ceux qui n’aime pas lire, voici le mail en vidéo :
Ça peut paraître con comme ça, mais c’est toujours bien à lire non ? Nous espérons que ces quelques conseils vous permettront de mieux travailler, d’être plus épanouis. Être plus créatif et surtout de prendre plus le temps.
Le mail a été traduit par le HuffPost.
